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Parole d'Expert : 5 best practices pour utiliser les polices de caractère sans avoir affaire à la police ! par Jean-Michel Laurent, Extensis

 Parole d'Expert : 5 best practices pour utiliser les polices de caractère sans avoir affaire à la police ! par Jean-Michel Laurent, Extensis
Presse Edition 09/11/2016
Les polices sont au cœur du processus de publication.  Les polices manquantes, les polices sans licence adéquate et les conflits de polices peuvent vite nuire à un projet. On l'oublie souvent, mais les polices font l'objet de licences comme n'importe quel logiciel et sont soumises à de nombreuses réglementations. Ainsi, il est essentiel de ne pas sous-estimer l'importance des licences des polices utilisées dans le processus de production.
Retour sur les cinq best practices à mettre en place pour utiliser les polices de caractères en toute légalité.
 
Règle n°1 : définissez un emplacement centralisé tout en contrôlant l’accès des utilisateurs de la collection
Une équipe de créatifs, en place depuis plusieurs années, dispose probablement d'une collection de polices exhaustive. Il est donc très compliqué d’en connaître la source et la provenance. Peut-être est-ce un éditeur ou un graphiste qui les a achetées avec sa propre carte bancaire? Peut-être que les droits ne sont que pour cinq utilisateurs ou peut-être pour dix? Les entreprises doivent connaître les droits d'utilisation des polices que l’entreprise possède et de savoir de quelles licences supplémentaires elle a besoin, en fonction de la taille de son équipe et de son utilisation des polices.
Par ailleurs, gérer les polices à partir d'un emplacement centralisé et contrôler l'accès des utilisateurs avec un serveur de polices est primordial pour optimiser l’utilisation. De nombreuses entreprises ont développé des gestionnaires de police de caractère qui permettent d’optimiser les collections et les droits d’utilisation.
Ainsi, l’équipe créative dispose des polices dont elle a besoin, l'équipe de production a accès aux ressources nécessaires pour le tirage et l’ensemble de la chaîne peut travailler efficacement et sereinement.
 
Règle n°2 : créez une politique d’achat de vos polices

Il est également primordial de définir le nombre de personnes qui devront accéder aux ressources comportant les polices afin de savoir combien de licences se procurer. Par exemple, si l’équipe comptabilise 20 membres, mais que 10 personnes seulement font partie de l'équipe créative, l’entreprise peut décider d'acheter une licence qui couvre le travail des 10 créatifs. Si l’équipe ne cesse de s'agrandir, la société peut acheter un nombre supérieur de licences, en prévision des besoins à venir.
 
Règle n°3 : déployez une solution de gestion des polices sur tous les postes de travail

En mettant en place une procédure d'achat, l’entreprise fait en sorte de pouvoir intégrer méthodiquement des polices au sein de son organisation. Par la même occasion, elle veille à ce qu'aucune police sans licence ne fasse son apparition dans son processus de travail. La plupart des organisations se dote d’un seul utilisateur qui est chargé de l'acquisition des nouvelles polices et un ou deux utilisateurs s'occupent d'ajouter les nouvelles polices dans le serveur. Ainsi, les utilisateurs ne sont pas tentés d’utiliser des fonts dont l’entreprise n’a pas les droits.
Règle n°4 : vérifiez régulièrement l’état de vos polices
 
Il n'y a pas que les créatifs qui utilisent les polices. Les personnes en charge des ventes et du marketing pourront aussi avoir besoin de certaines polices spécifiques en plus des polices par défaut de leur système d'exploitation. Des contrôles réguliers sont alors nécessaires pour être certains d’opérer en toute légalité.
Ainsi, l’entreprise exerce en toute légalité et la fonderie sait que les conditions d'utilisation des licences sont respectées. Une relation de confiance s’instaure avec les fonderies, qui sont en lutte permanente contre les sociétés qui ne respectent pas les obligations liées aux licences.
 
Règles n°5 : lisez les contrats relatifs aux licences de polices
Il n'existe malheureusement pas de licence universelle ; chaque contrat et les clauses qui lui incombent sont différents. Ce qui rend le travail complexe. Il est essentiel de prendre en compte les autorisations dans le cadre de la licence achetée.
 
Les contrats de licence utilisateur final (CLUF) des polices peuvent notamment prévoir le nombre d’utilisateurs pouvant se servir de la police, l’usage commercial d’une police, l’usage d’une police en ligne, la possibilité de transférer une police vers un autre utilisateur pour la production d’un contenu, l’utilisation d’une police sur un packaging, l’usage d’une police dans un livre électronique, l’incorporation d’un fichier de police dans une application, l’usage d’un caractère en particulier, la possibilité de modifier le fichier de police d’origine…
 
En cas de non-respect des restrictions et conditions d’utilisation spécifiques, les entreprises ne sont pas à l'abri d'ennuis juridiques et financiers, et de problèmes affectant leur image publique.
On peut notamment penser au procès qui a été intenté à Wizarding World of Harry Potter™ qui a dû payer 1,5 million de dollars de dommages et intérêts ainsi que la destruction de tous les objets créés avec le logiciel de polices incriminé.
 
Alors, convaincu?

A propos d’Extensis 

Extensis® s’adresse aux professionnels de la création depuis plus de vingt ans. Extensis propose des solutions en rationalisation des flux de travail, en gestion sécurisée des polices et autres ressources numériques, ainsi qu’en contrôle de typologie des marques. Le serveur de polices Extensis - solution primée - est utilisé par des centaines d’entreprises du classement Fortune 5 000. Les logiciels Extensis incluent :  Extensis Portfolio, destiné à la gestion des ressources numériques ; Universal Type Server®, pour l’administration des polices sur serveur, et Suitcase Fusion® pour la gestion des polices par un seul utilisateur. Fondé en 1983, Extensis est basée à Portland, Oregon, (États-Unis) ainsi qu'au Royaume-Uni.
 

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